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3 secretos para disminuir el costo de viáticos en su empresa

3 secretos para disminuir el costo de viáticos en su empresa
31 marzo, 2018 Geek Commerce 2.0

Uno de los grandes desafíos del ejecutivo moderno radica en la comunicación y ejecución efectiva de las estrategias. Por otro lado, la constante batalla por los mercados y el problema que implica tener ejecutivos calificados para responder de manera proactiva a esos cambios, son un reto para cualquier compañía en la actualidad. Además de todo lo anterior, las secuelas de la crisis todavía se perciben en algunos sectores, lo cual significa que la reducción de costos asociados a la operación, son un tema medular en cualquier empresa ya sea pequeña, mediana o grande.

A continuación le presentamos tres secretos para disminuir el costo de viáticos de su empresa, con lo cual podrá incrementar sus utilidades y destinar ese flujo de efectivo sobrante para la generación de nuevas estrategias que le ayuden en la aceleración de su productividad:

1 – HACER UN PRESUPUESTO DE VIÁTICOS

La palabra presupuesto se compone de dos raíces latinas: “PRE” que significa “antes de” y “SUPONER o SUPUESTO” que significa “hacer, hecho, formado”, por lo tanto presupuesto significa: “Antes del hecho”. Los presupuestos se realizan para mantener un control pro-activo de los hechos. Es una herramienta que permite prevenir que los problemas sucedan. A partir de lo anterior estará de acuerdo en que: “lo que no se mide, no se puede controlar”.

2 – DESARROLLAR UNA POLÍTICA DE VIÁTICOS

Aprovechando que el 2010 es el año del mundial, podríamos decir en términos “futboleros” que una política es “la delimitación del terreno de juego”. La política sirve para marcar los límites en que su compañía debe operar. Algunos ejemplos que le servirán de base para desarrollar su política serían:

Puesto Concepto Monto Frecuencia
Director Hospedaje $1,300.00 Por Noche
Gerente Hospedaje $800.00 Por Noche
Vendedor Hospedaje $600.00 Por Noche
Todos Alimentos
(Desayuno, Comida y Cena)
$300.00 Por Noche

Ya que desarrolle su política, envíe un comunicado a todos sus colaboradores que explique la importancia del control de los viáticos para que estén enterados acerca de su funcionamiento.

3 – IMPLEMENTAR TECNOLOGÍA QUE LE PERMITA LA COMUNICACIÓN A DISTANCIA

Si bien no todos los viajes se pueden evitar debido a la relevancia de los mismos, seguramente su compañía podría suprimir más de alguno utilizando tecnología que le permita realizar comunicación a distancia. Existen diversas soluciones gratuitas y disponibles a través de internet, sin embargo también existen otras soluciones más robustas que le permiten realizar:

Juntas de trabajo: imagine poder estar desde la comodidad de su sala de juntas y poder participar con colaboradores foráneos en tiempo real para la generación de nuevas estrategias de negocio.

Capacitación de su personal a distancia: podría impartir capacitación acerca del desarrollo de un nuevo producto o bien un nuevo proceso o estrategia comercial desde su aula de capacitación y colaborando vía web con todos los foráneos.

Grabación de su sesión: existe tecnología que le permite grabar en su equipo de cómputo la sesión para posteriormente enviarla o subirla a un sitio web y consultarla posteriormente. Anote y envíe su minuta en PDF: podría incluir un pizarrón interactivo SMART Board para realizar anotaciones y después convertir su archivo de Office a un PDF para enviarlo por correo electrónico.

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